公文分層
- 關於公文分層
- 本校於97年7月1日開始啟用「公文線上簽核管理系統」，各行政單位舉辦分層負責會議後，就實際業務作業及法規，釐定授權事項及範圍，依其權責編制該單位之公文分層負責明細表，經由校長核定後實施。
- 自97學年度第2學期開始，因應文書處理流程，並根據實際情況審酌各項公務之性質及權責輕重，配合檢討修正公文分層負責明細表，俾利簡化文書處理流程，提升行政效率。
- 目前適用之公文分層負責明細表為108學年度修訂版本。
- 公文分層負責明細表說明
- 本校為提升行政作業效能、簡化公文作業程序，特訂定公文分層負責明細表（以下簡稱本表），作為行政同仁處理公務之依據。
- 公文權責劃分及階層：
- 階層：本表依本校組織規程所設之各級單位，以劃分四層為原則，校長、副校長及主任秘書為第一層；處、院、室、館、一級中心主管為第二層；系(所)主管、組(室、中心)主任、組長為第三層；承辦人為第四層。
- 權責劃分：第一級為「核定」、第二級為「審核」；第三級為「擬辦」。
- 各單位辦理文書時，應依本表之規定，由各層級主管依授權核判，被授權之各層主管認屬性質重要者，得修改流程陳送第一層核定。本表未規定之事項，視其政策性、特殊性、重要性或有商榷性由第一層主管核決外，如為定期性、例行性、普通性得授權一級單位主管核定。
- 為符合內控內稽精神，承辦人辦理文書時，應依本表之規定，正確設定公文流程，各層主管對分層負責之授權事項，應切實監督，如發現不當情事，應隨時糾正。
- 由教學單位簽辦之校外活動公告、宣傳、比賽邀請等具宣傳性質公文，在不涉及教職員生公假的情況下，由各院院長核定，不需陳核至主任秘書以上層級。
- 設有副主管職級之單位，公文會辦或陳核時仍應逐級簽核。
- 本表陳請校長核定後發布施行，修正時亦同。
公文用印
關於公文用印
- 舉凡蓋用印信之文件，非經校長或依分層負責規定授權單位主管判發者，不得蓋用印信，用印人員如發現原簽(函)稿未經判行或有其他錯誤，應即退還補判或更正後再蓋用印信。
- 除保險、服務證明、學生（校友）成績、在學證明、捐款感謝狀等申請 業務免辦簽稿外，各單位倘因業務或其他特殊需要申請用印者，應簽請主管核定，經核決權責單位主管核定後，方得報請蓋印人員用印。
- 由業務承辦人依其職掌範圍製作之公文書，經由各分層主管依核決權限判核後，由承辦人員彙整備齊用印文件後，再送請蓋印人員用印。
- 根據行政院秘書處編印「文書處理手冊」之定義，副本之蓋印與正本同，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，抄本及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本」或「譯本」。
- 用印文件或證明文件，如有兩頁以上或附有存根聯者，應於騎縫處蓋(印)騎縫章。
- 蓋用印信之種類及其使用時機如下：
- 印信：派令、任免令、獎懲令、學位證書、證明書、預算書、會計報表、授權狀、保證書、合約書等。
- 校長職章：呈文、入出境申請、報表等。
- 校長簽名章：證明書、聘書、感謝函、學位證書及行文等。
- 校長英文簽名章：證明書、學位證明書。
申請用印注意事項
- 契約或合約書：承辦人應填妥甲、乙雙方全名、合約名稱、標的或內容、合約金額、訂約年月日等完整資料，方得申請用印。
- 繳交（退還）保證（押標）金等之申請用印，應填妥金額、往來銀行、帳號、廠商等相關資料，依奉准簽案或提出申請用印。
- 大陸人士入台相關申請資料，應會辦公共事務處申請登錄。
- 保證人保證書之用印，應由保證人或保證人與被保證人共同申請。
- 證明書、聘書、保證書等多人用印時，應檢附奉准人員名冊。
- 如需用印於表單特別位置時，應於表單內以鉛筆框註以便用印。
- 用印之申請得依本校分層負責逐級授權之主管核定，辦理用印。