法令規章(舊)

世新大學公文檔案管理辦法

中華民國63年3月6日訂定
中華民國68年2月修訂
中華民國88年4月13日奉校長核定
中華民國104年3月23日奉校長核定

總則
第一條	本校為使公文檔案之歸檔、檢調、清銷等作業有所依循，特訂定『世新大學公文檔案管理辦法』(以下簡稱本辦法）。
第二條	本校為求公文檔案之完整，依據組織規程之規定於秘書室設置檔案組，並置專職人員負責檔案之管理工作。
第三條	公文檔案之保存年限，應依其性質及價值區分為下列兩種類別：
	一、永久保存類：
	有關本校法令規章、學籍資料、重要人事任免、敘薪、考績獎懲、單位之設立或調整、重要制度、決策、計畫及具有重要歷史保存價值之案件等，均應列為永久保存。
	二、定期保存類：
	依本校檔案分類表，其保存年限區分為30年、25年、20年、15年、10年、5年、3年及1年，未逾保存年限之公文檔案不得銷毀。
第四條	各單位經校長或授權主管決行後之公文，除簽報類或經核准得由權責單位自行存查者外，其餘皆應辦理歸檔，方得結案。
第五條	公文歸檔方式分為「歸檔存查」與「自行存查」兩類：
	一、歸檔存查：（一）電子與紙本歸檔併行： 1、屬永久保存之公文 2、紙本來文或有紙本附件之公文俟公文決行後，除選擇線上歸檔外，並需將全部資料連同歸檔送件清單送至檔案組，始完成歸檔。（二）僅需電子歸檔：定期保存之電子公文，且無紙本附件者，俟決行後，僅需選擇線上歸檔存查。
	二、自行存查：俟決行後於線上選擇自行存查。
公文歸檔之管理
第六條	點收及編目
	一、檔案管理人員應就歸檔案件及公文系統上所載之內容逐一核對其完整與正確，經確認無誤後即可點收。
	二、歸檔案件以原件為原則，有附件者每種以一份為限，若為影本或需抽存時，應於簽辦公文時敘明或於附件清單上註明。
	三、惟屬現金、支票、有價證券、應公開之陳列品(如海報、宣傳單)、書籍、原始憑證等可不隨文歸檔。
	四、承辦人員應將同一案件逐頁編寫頁碼，方式如下：（一）按摘文單、摘文單附件、來文、來文附件、實體附件清單、實體附件等為順序編排。（二）應以鉛筆編寫於每頁之右下角；但文件為雙面書寫或列印者，則以兩頁計算，其背面頁碼於左下角為之。（三）頁碼編寫時應注意字跡工整，大小請適中為宜；且勿太靠近紙張邊緣。（四）附件除已編有頁碼之書籍型式或裝訂成冊者外，餘應併同其本文連續為之。
	五、因故遺失紙本公文正本，應請原來文單位補發，或簽請校長同意列印文書組掃描之公文歸檔。
	六、凡經點收後之公文，於核對分類號之適當性後編定案次號即完成歸檔。
第七條	稽催
	一、凡需紙本歸檔之公文，於公文系統點選歸檔存查逾15日（不含例假日），紙本資料未送至檔案組點收者，由檔案管理系統發送電子郵件稽催承辦人，並同時通知其單位主管。
	二、如需繼續辦理，應至公文系統列印「延後歸檔申請單」，敘明理由並經主管核准後送檔案組辦理展延。
第八條	借調
	一、調閱97年7月施行公文電子化後之電子公文檔案，業務承辦人及其單位主管得於權限範圍內自行上線查閱。
	二、查閱或借調紙本檔案應由業務承辦人親至檔案組辦理，並需填寫調卷單（如附件），始得調閱。
	三、檔案之查閱、抄錄應在檔案組進行，並不得有添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或其他破壞及變更檔案內容之行為。
	四、借調檔案應與承辦業務有關者為限，若因業務需要借調非主管之檔案，調卷單除經單位主管核准，應送會原承辦單位主管同意。
	五、借調檔案以兩週為限，必要時應由承辦人簽請校長核可延長為四週；逾期未還，檔案組承辦人員應予查催。
	六、調用檔案應妥慎保管，不得塗改汙損，用畢應立即還檔，不得無故截留，並不得擅自轉借他人；如有違反者由檔案組簽請校長處分。
	七、校外人員因公來校查閱者，均應由本校承辦人員負責洽辦，不得轉託介紹或逕行引入檔案組查閱。
	八、檔案管理人員清點歸還之檔案無誤後，調卷單應載明還卷日期及簽章留檔案組備查，並將檔案上架。
第九條	清理與銷毀
	一、檔案之清理與銷毀作業悉依本校檔案分類及保存年限表辦理，包含繕造檔案銷毀目錄、審查、陳核及執行銷毀等相關事項。
	二、清查已逾保存年限之檔案，並編製檔案銷毀目錄送各相關業務單位審查，確認已無業務參考使用價值者，簽章表示同意銷毀；認有延長保存年限之必要者，應於銷毀目錄上簽註擬延長之年限及理由；俟簽奉校長核可後始銷毀。
	三、機密檔案未經解密，不得銷毀。機密文書等級變更，應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後，始得依規定辦理銷毀。
	四、檔案銷毀目錄應併同核准簽報為永久保存。
	五、經核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並注意其運送過程之安全。
	六、執行檔案銷毀時，應由檔案管理單位派員全程監控並拍照存證。
機密檔案之管理
第十條	機密檔案歸檔時，應使用機密檔案專用封套裝封，並確實填寫封套上各項目之內容；裝封前，須經業務承辦人審查確認後彌封，並由業務承辦人員於封口處簽名或蓋章。
第十一條	機密檔案應與一般檔案分別存放並上鎖。
第十二條	查閱或借調機密案件應與承辦人業務有關者為限，若因業務需要借調非主管之機密檔案，調卷單除經單位主管核准，需會辦原承辦單位主管同意，並陳送主任秘書核准後，始得提供。
第十三條	調案人歸還機密檔案，應在專用封套上簽章後密封，並註明還卷日期。
第十四條	業務承辦單位應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時，得請業務承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿者，其解密事宜，由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理之。
第十五條	機密檔案解密後，依一般檔案管理之。
附則
第十六條	本校人員離職時，離職交代表應會辦檔案組，以確定其承辦公文皆已歸檔。如有檔案尚未歸還，主管應連帶負責清查還檔。
第十七條	檔案管理人員，得定期參加政府機關舉辦之教育訓練，以提升檔案管理之專業知識。
第十八條	本辦法如有未盡事宜者，依據行政院秘書處頒布之「文書處理手冊」、國家發展委員會檔案管理局編印之「機關檔案管理作業手冊」及相關法令規範辦理。
第十九條	本辦法報請校長核定後公布施行，修正時亦同。

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