公文分層/用印專區

公文分層

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  • 關於公文分層
    • 本校於97年7月1日開始啟用「公文線上簽核管理系統」,各行政單位舉辦分層負責會議後,就實際業務作業及法規,釐定授權事項及範圍,依其權責編制該單位之公文分層負責明細表,經由校長核定後實施。
    • 自97學年度第2學期開始,因應文書處理流程,並根據實際情況審酌各項公務之性質及權責輕重,配合檢討修正公文分層負責明細表,俾利簡化文書處理流程,提升行政效率。
    • 目前適用之公文分層負責明細表版本為105學年度修訂。
  • 公文分層負責明細表說明
    • 本校為提升行政作業效能、簡化公文作業程序,特訂定公文分層負責明細表(以下簡稱本表),作為行政同仁處理公務之依據。
    • 公文權責劃分及層次:
      • 本表依本校組織規程所設之各級單位,以劃分四層為原則,校長、副校長及主任秘書為第一階層;處、院、室、館、一級中心主管為第二階層;系(所)主管、組(室、中心)主任、組長為第三階層;承辦人為第四階層。
      • 權責劃分為三級:第一級為「決行」、第二級為「審核」;第三級為「擬辦」。
    • 各單位辦理文書時,應依本表之規定,由各層級主管依授權核判,本表未規定事項,視其政策性、特殊性、重要性或有商榷性由第一層主管核決,定期性、例行性 、普通性得授權單位主管決行。
    • 為符合內控內稽精神,承辦人辦理文書時,應依本表之規定,正確設定公文流程,各層主管對分層負責之授權事項,應切實監督,如發現不當情事,應隨時糾正。
    • 由教學單位簽辦之校外活動公告、宣傳、比賽邀請等具宣傳性質公文,在不涉及教職員生公假的情況下,由各院院長決行,不需陳核至主秘以上層級。
    • 設有副主管職級之單位,公文會辦或陳核時仍應逐級簽核。
    • 本表規定之事項,得視實際需要,隨時修正之。
    • 本表陳請校長核定後發布施行,修正時亦同。

公文用印

關於公文用印

  • 舉凡蓋用印信之文件,非經校長或依分層負責規定授權單位主管判發者,不得蓋用印信,用印人員如發現原簽(函)稿未經判行或有其他錯誤,應即退還補判或更正後再蓋用印信。
  • 除保險、服務證明、學生(校友)成績、在學證明、捐款感謝狀等申請 業務免辦簽稿外,各單位倘因業務或其他特殊需要申請用印者,應簽請主管核定,經核決權責單位主管核定後,方得報請蓋印人員用印。
  • 由業務承辦人依其職掌範圍製作之公文書,經由各分層主管依核決權限判核後,由承辦人員彙整備齊用印文件後,再送請蓋印人員用印。
  • 根據行政院秘書處編印「文書處理手冊」之定義,副本之蓋印與正本同,以電子文件行之者,得不蓋用印信或章戳,抄本及譯本不必蓋印,但應分別標示「抄本」或「譯本」。
  • 用印文件或證明文件,如有兩頁以上或附有存根聯者,應於騎縫處蓋(印)騎縫章。
  • 蓋用印信之種類及其使用時機如下:
  • 印信:派令、任免令、獎懲令、學位證書、證明書、預算書、會計報表、授權狀、保證書、合約書等。
  • 校長職章:呈文、入出境申請、報表等。
  • 校長簽名章:證明書、聘書、感謝函、學位證書及行文等。
  • 校長英文簽名章:證明書、學位證明書。

申請用印注意事項

  • 契約或合約書:承辦人應填妥甲、乙雙方全名、合約名稱、標的或內容、合約金額、訂約年月日等完整資料,方得申請用印。
  • 繳交(退還)保證(押標)金等之申請用印,應填妥金額、往來銀行、帳號、廠商等相關資料,依奉准簽案或提出申請用印。
  • 大陸人士入台相關申請資料,應會辦公共事務處申請登錄。
  • 保證人保證書之用印,應由保證人或保證人與被保證人共同申請。
  • 證明書、聘書、保證書等多人用印時,應檢附奉准人員名冊。
  • 如需用印於表單特別位置時,應於表單內以鉛筆框註以便用印。
  • 用印之申請得依本校分層負責逐級授權之主管核定,辦理用印。