文書組業務職掌

組員兼代組長《 賴至誼 》
分機:2126  E-Mail:cylai@mail.shu.edu.tw

  • 綜理督導文書組業務
  • 本校文書及郵件管理辦法之研擬修訂
  • 全校總收公文登錄編號、分文處理
  • 全國電子公文交換系統收、發管理
  • 密件公文之請示、登錄編號及轉分
  • 紙本作業公文之登錄編號(含存證信函及董事會之收、發公文)
  • 擔任公文小組成員,推動文書電腦化作業
  • 郵遞公文付郵事項及郵資申請
  • 公務郵件郵寄類別之審定
  • 郵資帳冊核算事項
  • 郵件收發工讀生之聘任及勞保加退作業
  • 公文與郵件預算之編列及執行
  • 擔任文書組個人資料管理專人
  • 擔任行政單位內控種子人員
  • 其他臨時交辦事項

編纂《 陳美足 》
分機:2125  E-Mail:aacallbb@mail.shu.edu.tw

  • 全校總發文校對、檢查及裝封郵寄作業
  • 不予編號公文之登錄處理
  • 發文稿件資料之歸檔作業
  • 每月總收、發文資料報表列印
  • 公文電子郵件信箱管理(di@mail.shu.edu.tw)
  • 擔任公文小組成員,推動文書電腦化作業
  • 普通信件分投至各單位信箱
  • 校長、董事長公文、郵件登錄上陳
  • 山洞口掛號郵件收發系統之管理維護
  • 教務處招生報名郵件之系統登錄
  • 郵件收發工讀生管理
  • 其他臨時交辦事項

編纂《 高純純 》
分機:2009  E-Mail:chunchun@mail.shu.edu.tw

  • 修訂本校公文檔案管理辦法
  • 編訂年度檔案分類表及保存年限表
  • 統籌辦理檔案立案及編目事項
  • 辦理檔案之歸檔點收(發文部分)
  • 辦理檔案之查詢及調卷作業
  • 機密檔案之管理及辦理解/降密作業
  • 規劃及複查年度性檔案清銷作業
  • 複查專案性檔案之移交作業
  • 協助稽催各單位未歸檔公文
  • 檔案管理與個人資料保護工作預算之編列及執行
  • 統籌本校個人資料保護行政小組業務
  • 辦理本校資訊安全暨個人資料保護管理委員會相關業務
  • 擔任公文小組成員,推動文書電腦化作業
  • 擔任秘書室財產管理窗口
  • 擔任優九聯盟本校業務聯繫窗口
  • 擔任優九聯盟網站本校資料上稿人員

助理《 張霈珊 》
分機:2014  E-Mail:ice5104@mail.shu.edu.tw

  • 維護年度檔案分類表及保存年限表
  • 辦理檔案之歸檔點收(來文及簽報部分)
  • 辦理檔案毀損修復事宜
  • 稽催各單位未歸檔公文
  • 辦理年度性檔案清銷作業
  • 辦理檔案掃描、上傳及上架作業
  • 維護及管理檔案庫房
  • 辦理專案性檔案之移交作業
  • 辦理文書組辦公用品之採購及核銷作業
  • 檔案作業工讀生之管理、聘任及勞保加退作業
  • 秘書室工讀金核報
  • 協助檔案之查詢及調卷作業
  • 維護及更新文書組網站資料
  • 維護及更新個人資料保護法專區網站資料
  • 附設教學實習單位主管會議之辦理、記錄及檢核追蹤
  • 辦理本校個人資料保護推動小組會議相關業務
  • 擔任本校個人資料保護行政小組文管人員
  • 擔任本校個人資料保護聯絡窗口
  • 擔任公文小組成員,推動文書電腦化作業